Wist u dat een overeenkomst vormvrij is? Dat betekent dat er in Nederland geen wettelijke eis bestaat dat een afspraak op papier moet staan om juridisch bindend te zijn. Een handdruk, een mondelinge toezegging tijdens een telefoongesprek of zelfs een kort appje kan al voldoende zijn. Voor ondernemers is dit goed nieuws en een risico tegelijk. Goed nieuws, omdat u sneller kunt handelen zonder eindeloos papierwerk. Een risico, omdat er vaker een overeenkomst tot stand komt dan u wellicht beseft, en omdat de inhoud daarvan later niet altijd duidelijk is als een klant zijn verplichtingen niet nakomt.
Bij Effect Collect zien wij dagelijks wat er gebeurt als een overeenkomst nooit goed is vastgelegd. Een opdracht wordt uitgevoerd, de factuur wordt verstuurd, en dan blijkt de klant een heel andere invulling van de afspraak te hebben gehad. Wie kan in zo’n situatie aantonen wat er precies is afgesproken?
Wanneer is het een overeenkomst
Een overeenkomst ontstaat op het moment dat er een aanbod is en dat aanbod wordt aanvaard. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is het vaak minder scherp te bepalen dan het lijkt. Stuurt u een offerte en reageert de klant met “prima, ga uw gang”, dan is er al een overeenkomst tot stand gekomen. Ook een mondelinge toezegging tijdens een werkoverleg kan al genoeg zijn. De wet stelt geen eis aan de vorm, maar wel aan de inhoud. Er moet wilsovereenstemming zijn over de kern van de afspraak, zoals de te leveren prestatie en de tegenprestatie.
Voor ondernemers betekent dit dat voorzichtigheid geboden is bij alles wat naar een toezegging neigt. Een proefopdracht “om te kijken hoe het bevalt”, een mondelinge prijsafspraak aan de telefoon of een akkoord per e-mail kunnen allemaal als overeenkomst gelden. Wij raden aan om juist bij dit soort informele momenten alert te blijven en de belangrijkste punten altijd schriftelijk te bevestigen, al is het maar in een kort mailtje na afloop.
Overeenkomsten bij betalingsachterstanden
Vormvrijheid is prettig bij het aangaan van een afspraak, maar wordt een stuk minder prettig zodra een klant niet betaalt. Op het moment dat Effect Collect een vordering in behandeling neemt, is een van de eerste vragen altijd: wat is er precies afgesproken, en kan dat worden aangetoond? Een mondelinge overeenkomst is juridisch net zo geldig als een schriftelijke, maar aanzienlijk lastiger te bewijzen. Bij een schriftelijke overeenkomst ligt dat anders. Dan staat zwart op wit wat er is afgesproken over de prestatie, de termijn en de vergoeding.
Dit raakt direct aan het hart van waar wij als incassobureau mee te maken hebben. Een debiteur die de rekening betwist, zal sneller geneigd zijn om onduidelijke afspraken in zijn voordeel uit te leggen. Zonder vastlegging is het al snel woord tegen woord. Zelfs al met een korte en simpele overeenkomst staat u aanzienlijk sterker, zowel in een minnelijk traject als wanneer het tot een gerechtelijke procedure komt.
Een overeenkomst hoeft niet ingewikkeld te zijn om houvast te bieden. Belangrijk is dat de kern helder is. Denk hierbij wij die partijen zijn, wat er wordt geleverd, binnen welke termijn, tegen welke vergoeding, en de betalingsvoorwaarden. Ook afspraken over eigendom van geleverd werk of over vertrouwelijkheid verdienen een plek, zeker als de opdracht daar aanleiding toe geeft. Hoe specifieker dit is vastgelegd, hoe minder ruimte er later is voor discussie.
Vastleggen loont
Het aangaan van een overeenkomst is dus niet iets dat u licht moet opvatten, ook niet wanneer het om een klein klusje of een kortlopende opdracht gaat. Juist de informele momenten, het telefoontje, het appje, de mondelinge toezegging, verdienen aandacht omdat ze net zo bindend zijn als een ondertekend contract. Effect Collect adviseert ondernemers dan ook om iedere afspraak, hoe klein ook, kort te bevestigen. Dat voorkomt niet alleen misverstanden tijdens de samenwerking, maar versterkt ook uw positie op het moment dat een klant niet aan zijn betalingsverplichting voldoet.
Wilt u meer weten over hoe dit er in de praktijk aan toe gaat, of zit u verlegen om wat tips? Neem gerust contact met ons op!