Algemene voorwaarden zijn voor veel ondernemers een document dat ergens op de achtergrond meeloopt. Ze worden ooit opgesteld en daarna nauwelijks nog bekeken, totdat er een conflict ontstaat. Dan blijkt pas of de inhoud klopt en of ze juridisch wel standhouden.
In de praktijk zien wij dat het niet zozeer ontbreekt aan algemene voorwaarden, maar aan het juiste gebruik ervan. Twee onderdelen zijn daarbij bepalend: het correct van toepassing verklaren en de inhoud van de voorwaarden zelf.
Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing?
Het hebben van algemene voorwaarden betekent niet automatisch dat ze gelden. U moet ze expliciet van toepassing verklaren op de overeenkomst. Meestal gebeurt dit in de offerte, opdrachtbevestiging of het contract.
Daarnaast moeten de voorwaarden tijdig beschikbaar zijn voor de wederpartij. Dat betekent vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst. In de praktijk is de veiligste route om het mee te sturen als bijlage of een directe downloadlink opnemen. Enkel een verwijzing naar een plek op de website is vaak onvoldoende.
Een ander aandachtspunt is de situatie waarin beide partijen hun eigen voorwaarden gebruiken. In dat geval kan discussie ontstaan over welke voorwaarden gelden. Als dit niet goed wordt ondervangen, loopt u het risico dat belangrijke bepalingen buiten toepassing blijven.
Wat staat er in goede algemene voorwaarden?
De inhoud van algemene voorwaarden verschilt per onderneming, maar een aantal onderdelen komt vrijwel altijd terug.
1. Betaling en incasso
Hierin legt u vast welke betalingstermijn geldt en wat er gebeurt als een factuur niet op tijd wordt betaald. Denk aan rente, incassokosten en de mogelijkheid om werkzaamheden op te schorten.
2. Aansprakelijkheid
Dit onderdeel bepaalt in hoeverre u aansprakelijk bent bij schade. Vaak wordt aansprakelijkheid beperkt tot een bepaald bedrag of uitgesloten voor indirecte schade.
3. Levering en uitvoering
Wanneer is er sprake van levering? Wat gebeurt er bij vertraging? En wanneer kunt u een beroep doen op overmacht? Dit voorkomt discussie over verwachtingen en verplichtingen.
4. Intellectueel eigendom
Relevant voor ondernemers die werken met ontwerpen, software of content. Hierin legt u vast wie eigenaar is en wat de klant wel en niet mag doen met het geleverde.
5. Beëindiging en geschillen
Wanneer mag een overeenkomst worden beëindigd en welke rechter is bevoegd bij een conflict? Dit zorgt voor duidelijkheid als de samenwerking eindigt.
Algemene voorwaarden in de praktijk
Algemene voorwaarden zijn geen standaarddocument dat u eenmalig opstelt en daarna vergeet. Uw onderneming verandert, uw dienstverlening ontwikkelt zich en u krijgt te maken met nieuwe situaties.
Wij zien regelmatig dat ondernemers pas naar hun voorwaarden kijken als er al een probleem speelt. Dan blijkt bijvoorbeeld dat een bepaling ontbreekt, of dat de voorwaarden niet correct van toepassing zijn verklaard. In beide gevallen staat u minder sterk dan nodig is.
Algemene voorwaarden zijn geen formaliteit
Algemene voorwaarden zijn geen formaliteit, maar een praktisch hulpmiddel om risico’s te beheersen. Ze geven duidelijkheid vooraf en houvast achteraf.
Effect Collect adviseert ondernemers om hun algemene voorwaarden periodiek te controleren en waar nodig aan te passen. Niet alleen op inhoud, maar juist ook op het gebruik in de dagelijkse praktijk. Want pas als beide kloppen, doen algemene voorwaarden wat ze moeten doen.
Neem contact op met Effect Collect en ontdek wat wij voor uw algemene voorwaarden en incasso traject kunnen betekenen.